Act-s2-2018: Een bedrijfsproces visualiseren

 

 

Je werkt voor een studiebureau dat sleutel op de deur oplossingen ontwerpt maar ook uitvoert voor haar klanten. Dit type projecten kan echter wel riskant zijn voor het studiebureau. Het management van het studiebureau heeft een proces bedacht waardoor op een meer formele manier gekwalificeerd wordt of een project kan aanvaard worden. Zo wil men vermijden dat projecten die te riskant zijn, of waarvan de winstgevendheid onzeker is, aangenomen worden.

Je bent aanwezig op een meeting met internationaal management waar men de nieuwe procesflow als volgt aan jou beschrijft:

 

1. A customer sends us an RFP  (*1)

2. A sales qualification process starts, according to the BANT (Budget, Authority, Need, Timeline) methodology. The 4 information elements of BANT are to be collected in parallel in order to speed up things:

•     Budget: Is the prospect capable of buying? Run a credit check (Financial dept. performs this activity)
•     Authority: Does your contact have adequate authority to sign off on a purchase? (Sales checks)
•     Need: Does the prospect have a business pain you can solve? (Consultant checks)
•     Timeline: When is the prospect planning to buy? (Sales checks)

 

3. A qualification meeting with our management is performed to look at the BANT findings. If after the meeting, the advice is to continue, the sales informs the customer of our intention to work on this RFP. If the advise is not to continue, the sales informs the customer of the fact he will not get an RFP reply from us.

4. Now the following teams will start working on the RFP at the same time:

• A solutions team will work out the project solution. Once ready with that activity, the solution team uses this as input for the financial calculation activity
• Our juridical department performs a check on the T&C's (*2) mentioned in the RFP, and proposes amendments if required

5. When done, a management meeting is held which gives the final go/no-go and approves the profit margin to use. If no-go, the customer is informed he will not receive a proposal. If go, the final proposal is prepared by the Solution team, and handed to the customer.

 

Begrippenverklaring:

(*1). RFP of Request For Proposal is een offerteaanvraag. Het betreft hier typisch projecten die vrij ingewikkeld zijn en dus veel tijd vergen om ze professioneel te beantwoorden. (bijvb: "Een offerteaanvraag voor het bouwen van een winkelcentrum")

(*2) T&C: Terms and Conditions. Term die verwijst naar een "aankoopsvoorwaarden" bijlage die vaak een RFP zal vergezellen.